Olet ehkä huomannut sen itse. Pelastussuunnitelma on jossain kansiossa, mutta kukaan ei tiedä onko se ajan tasalla ja osa kohteen entisistä avainhenkilöistäkin on jo vaihtanut työpaikkaa. Kemikaaliluettelosta puuttuu viime kuussa hankittu liuotin. Riskitarkastus tehtiin kolme vuotta sitten, ja sen jälkeen kiinteistöä on remontoitu kahdesti. Organisaation toiminta muuttui osastoittain, mutta perehdytysmateriaali jäi entiselleen.
Nämä eivät ole poikkeuksia, vaan arkea suomalaisissa kiinteistöissä ja organisaatioissa. Turvallisuusdokumentaatio elää usein omaa elämäänsä, irrallaan päivittäisestä toiminnasta. Sitten tulee viranomaistarkastus tai oikea hätätilanne, ja huomataan kuinka kalliista huolimattomuudesta voikaan olla kyse.
Käymme tässä artikkelissa läpi viisi yleistä turvallisuusdokumentaation ongelmaa, joita kohtaa lähes joka kohteessa. Sekä miten pilvipohjainen turvallisuusalusta, kuten RISKRAMI-portaali, ratkaisee ne yksi kerrallaan.
Ongelma 1Vanhentuneet pelastussuunnitelmat ja muut asiakirjat
Pelastussuunnitelma laaditaan kerran, painetaan ja viedään taloyhtiön kassakaappiin tai isännöitsijän tietokoneen muistiin. Sen jälkeen vuosia kuluu, kiinteistöä remontoidaan, sähkökaappi siirtyy, uusi sammutuskalusto asennetaan. Mutta kukaan ei muista päivittää suunnitelmaa.
Sama koskee räjähdyssuojausasiakirjoja, riskienarviointeja ja työturvallisuusdokumentaatiota. Lakisääteinen velvollisuus on ajantasainen dokumentti, mutta käytännössä se on vuosia vanha tilannekuva. Kun vakuutusyhtiö tai pelastusviranomainen pyytää nähdä asiakirjan, paljastuu että se ei vastaa todellisuutta.
Pilvipohjaisen alustan ratkaisu: Dokumentit ovat yhdessä paikassa, ja muutokset näkyvät heti kaikille käyttäjille. Asiantuntija päivittää muutokset suoraan järjestelmään, eikä paperia tarvitse vaihtaa kansiossa. Yksi versio totuudesta, aina ajan tasalla.
Ongelma 2Kadonnut tieto: missä se asiakirja onkaan?
"Pelastussuunnitelma on Pekan tietokoneella, mutta hän on lomalla." "Riskitarkastusraportti taisi olla sähköpostissa keväällä, mutta en löydä sitä." "Uusi työntekijä kysyi mistä löytyy työpaikan turvallisuusohjeet, enkä osannut sanoa."
Tieto pirstaloituu sähköposteihin, paikallisille koneille ja paperikansioihin. Sitten kun sitä eniten tarvitaan, sitä ei löydy. Pahimmassa tapauksessa hätätilanteessa selvitellään useiden minuuttien ajan, mistä toimintaohje löytyy, kun samaan aikaan pitäisi toimia.
Pilvipohjaisen alustan ratkaisu: Kaikki turvallisuusdokumentaatio on yhdessä paikassa, jonne koko organisaatio pääsee omilla tunnuksillaan. Uusi työntekijä saa pääsyn päivässä, eikä avainhenkilön loma estä toiminnan jatkuvuutta.
Ongelma 3Lakisääteinen kemikaaliluettelo joka ei pysy ajan tasalla
Työturvallisuuslaki (738/2002) ja laki vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta (390/2005) edellyttävät, että työpaikalla on ajantasainen kemikaaliluettelo kaikista käytetyistä kemikaaleista sekä niiden käyttöturvallisuustiedotteet. Käytännössä tämä on usein excel-tiedosto, joka päivittyy hyvässä lykyssä kerran vuodessa.
Kun osasto hankkii uuden liuottimen, se otetaan käyttöön mutta listaan ei päästä päivittämään. Käyttöturvallisuustiedote löytyy yhdeltä työntekijältä mutta ei muilta. Viranomaistarkastuksessa lista paljastuu vanhentuneeksi tai puutteelliseksi, ja seurauksena on huomautus tai pahimmassa tapauksessa toiminnan rajoitus.
Pilvipohjaisen alustan ratkaisu: Kemikaaliluettelo päivittyy keskitetysti. Jokainen käyttäjä näkee saman ajantasaisen listan, ja lisäyksistä voidaan muistuttaa automaattisesti. Käyttöturvallisuustiedotteet ovat suoraan saatavilla luettelosta, ei sähköpostin syövereistä.
Ongelma 4Mobiilipääsyn puute: kentällä ei pääse käsiksi
Pelastussuunnitelma on PDF-tiedosto isännöitsijän työpöydällä. Kun työntekijä on kentällä ja tarvitsee tarkistaa, missä on kaasun sulku tai mihin kokoonnutaan tulipalon sattuessa, hänen pitäisi soittaa kysymään tai odottaa toimistolle pääsyä.
Sama koskee koulutuksia, ohjeita ja tarkastuslistoja. Jos ne eivät ole mukana puhelimessa, ne eivät ole oikeasti käytössä. Henkilöstö muistaa kalvosulkeisia harjoituksesta vain hetken, mutta jatkuva digitaalinen pääsy materiaaleihin pitää osaamisen yllä.
Pilvipohjaisen alustan ratkaisu: RISKRAMI-portaali toimii puhelimella, tabletilla ja työpöydällä. Tarkistuslistat täytetään suoraan kentällä, eivätkä havainnot häviä matkalla papereilta järjestelmään.
Ongelma 5Auditointiongelma: viranomainen tulee, dokumentit eivät löydy
Pelastusviranomainen, työsuojelutarkastaja tai vakuutusyhtiön edustaja ilmoittaa tulostaan. Yhtäkkiä alkaa pakkokiire: pelastussuunnitelma haetaan kassakaapista, mutta se on vuodelta 2019. Kemikaaliluettelo on excel-tiedostossa josta puuttuu uusin sivu. Riskienarviointi on tekemättä uusittavalle osastolle.
Tarkastuksen tulos on huomautus tai pahimmassa tapauksessa toiminnan rajoitus. Jos vakuutusyhtiö huomaa puutteet, korvauskäsittely voi mutkistua onnettomuuden jälkeen. Auditointi muuttuu sirkukseksi joka vie viikkoja, eikä keskity oikeaan tehtävään: turvallisuuden parantamiseen.
Pilvipohjaisen alustan ratkaisu: Kaikki dokumentaatio on yhdessä paikassa, jaettavissa muutamalla klikkauksella. Auditointivalmius on jatkuvaa, ei kvartaalin mittaista projektia.
Yhteenveto: pilvipohjainen alusta korvaa kassakaapin ja excel-välilehdet
Turvallisuusdokumentaatio ei ole vain lakisääteinen velvoite, vaan organisaation toimintakyvyn perusta. Kun se on ajan tasalla ja kaikkien saatavilla, henkilöstö osaa toimia oikein, viranomaisyhteistyö sujuu, ja todellisessa hätätilanteessa sekunnit eivät kulu papereiden etsimiseen.
RISKRAMI-portaali on suomalainen pilvipohjainen turvallisuusalusta (SaaS), joka kokoaa pelastussuunnitelmat, kemikaaliluettelot, riskienarvioinnit, työturvallisuusdokumentit, räjähdyssuojausasiakirjat ja koulutushistorian yhteen paikkaan. Voit ottaa sen käyttöön yksittäisen palvelun (esimerkiksi pelastussuunnitelman) yhteydessä tai laajentaa kattamaan koko organisaation turvallisuushallinnan.
RISKRAMIn oma kokemus kentältä on, ettei markkinoilla ole aiemmin ollut vastaavaa pilvipalvelua, joka hoitaa monta turvallisuuden osa-aluetta teknisesti laadukkaasti ja jonka taustalta löytyy vuosien käytännön kokemus alalta. Juuri siksi rakensimme oman.
Riskienhallinta digitalisoidaan tällä hetkellä lähes joka alalla. Turvallisuus on perinteisesti ollut myöhässä, mutta ne organisaatiot jotka siirtyvät nyt pilveen, ovat askelta edellä viranomaisvaatimuksissa ja vakuutusyhtiöiden katselmuksissa.